Sistema de gestión por procesos

La cultura de trabajo de las empresas debe perder el miedo a actualizarse y mudar a los sistemas de gestión más utilizados y funcionales en el ramo. Un sistema de gestión siempre traerá consigo una gran cantidad de beneficios a la empresa; es por eso por lo que hoy analizaremos algunas de las generalidades y ventajas de contar con un sistema de gestión por procesos.

También conocido como BPM, la gestión por procesos, es uno de los principales requisitos por parte de las normas más conocidas en México y el mundo: las normas ISO. La gestión por procesos ha sido el principal aliado para grandes industrias gracias a los múltiples beneficios que trae consigo, tales como:

1. La reducción de fugas de recursos: flujo financiero, estimación de esfuerzos, recursos materiales, de equipo, así como de servicios.
2. Identificación de Golden route: mejor conocida como línea dorada, que identifica la ruta óptima de trabajo tanto en el área productiva como administrativa; esta se define a raíz de un análisis profundo del proceso actual de la industria.
3. Reducción de retrabajos: identificar tanto las actividades que causan un retrabajo, como aquellas que son innecesarias para el cumplimiento del objetivo del proceso analizado.
4. Apego a los requisitos y a la seguridad: la gestión por procesos da control a los gerentes, directivos y accionistas sobre todo lo que sucede en los procesos; el tener disponible la documentación referente a implementaciones, políticas, controles y manuales internos se traduce en una empresa más segura, organizada y de alta confiablidad.
5. Mejora la comunicación: erradicando uno de los grandes problemas que tienen las industrias, la falta de comunicación entre departamentos, que en muchas ocasiones se traduce en incumplimiento en los resultados esperados o en el tiempo estimado.

Quiero hacer un énfasis particular en la mayor de las ventajas de un sistema de gestión por procesos: la mejora continua.

En los procesos se revisan constantemente las actividades operativas y administrativas; lo que proporciona, mediante la medición, una visión permanente que permite emprender a tiempo acciones correctivas sobre el rendimiento de los procesos para impulsar la mejora de su ejecución.

Para que la gestión por procesos sea efectiva, es necesario que:

1. Los procesos agreguen valor al cumplimiento de los objetivos plasmados en la planeación estrategia de la empresa.
2. Los procesos sean bien generados, controlados, analizados y funcionales.
3. El equipo de trabajo tenga una buena capacidad de adaptación a los cambios, siempre presentes en una cultura de mejora. Algo que solo es posible si la alta dirección juega un papel determinante, respaldando un plan de concientización, y comunicando a toda la organización las grandes ventajas de la correcta ejecución de los procesos.

Los elementos clave a tomar en cuenta para la generación de un proceso son los siguientes:

• Objetivo: Un objetivo que establezca qué resultados se esperan; que delimite el alcance; que identifique la necesidad concreta de un cliente interno o externo; que resalte el momento en el cual el proceso se dará por finalizado.
• Requerimientos: Qué espera obtener el cliente, de forma muy concreta: qué producto, de qué calidad, en qué tiempo, porqué fuente, por citar algunos ejemplos.
• Entradas: Que respondan a los criterios definidos como necesarios para la ejecución del proceso.
• Salidas: Con una calidad acorde a la exigida, según se haya identificado en el análisis del proceso; pueden ser productos materiales, información, recursos humanos, servicios, etc. Por lo regular, la salida de un proceso siempre es la entrada de otro, lo que da lugar a una red de interrelaciones entre procesos.
• Recursos: Medios o requisitos necesarios para desarrollar el proceso cada vez que se lleve a cabo.
• Responsables: Son los encargados de llevar a cabo el proceso tal y como está definido, así como controlar su funcionamiento.
• Indicadores: Mediciones clave del proceso que lo encaminan a una constante mejora continua.
• Clientes: Son quienes hacen uso efectivo de la salida del proceso; pueden ser internos o externos.

Y por último cerramos con la definición más importante “El proceso”.

Es un conjunto de pasos, ejecutados de forma secuencial, que llevan a la empresa a elaborar productos u ofrecer servicios, a partir de los elementos necesarios.

La gestión por procesos debe partir de una profunda revisión; es decir, analizar a fondo cuál es la situación actual de la empresa, cuáles son los objetivos que pretendemos alcanzar, cuál es el alcance y, por último, cuál es el plan de acción para generar el diseño e implementación del proyecto.

Una vez más: para que la empresa lleve a cabo la transición del esquema actual de trabajo a una gestión por procesos es necesario, en primer lugar, aceptar que el esquema será más dinámico, flexible y controlado; contar con el soporte y respaldo de todos los integrantes de la empresa, por lo que los niveles directivos y gerencial deberán mostrar liderazgo y compromiso, y poner el ejemplo a la hora de adoptar las nuevas formas de trabajo.

Realizar la implementación de la gestión por procesos de forma apresurada puede llevar a una mala implementación; la gestión por procesos es un proyecto que debe llevarse a cabo con el tiempo que el sistema demande, a fin de que los resultados sean duraderos y que produzcan un beneficio tangible.

Conferencia: De la información a la acción